Cara merekrut karyawan yang diterapkan perusahaan terus berevolusi seiring dengan perkembangan teknologi dan meningkatnya kebutuhan tenaga kerja. Proses rekrutmen yang sebelumnya dilakukan secara manual kini dibuat lebih efisien dengan memanfaatkan teknologi seperti artificial intelligence (AI). Strategi merekrut karyawan baru kini bukan sekadar mengisi posisi yang tersedia, tetapi juga mencari kandidat yang selaras dengan nilai dan visi jangka panjang perusahaan. Di sinilah peran AI sebagai komponen penting dalam menciptakan proses perekrutan karyawan yang lebih efektif.

Artikel ini akan membahas tentang proses rekrutmen karyawan, termasuk langkahnya serta bagaimana AI dapat membantu proses rekrutmen agar lebih efisien.

Apa Itu Proses Rekrutmen Karyawan?

Secara umum, proses rekrutmen karyawan adalah rangkaian langkah sistematis untuk menarik, menyeleksi, dan merekrut kandidat yang paling sesuai untuk mengisi posisi pekerjaan di perusahaan. Fungsi utama strategi rekrutmen karyawan adalah untuk memastikan perusahaan menempatkan kandidat yang tepat di posisi yang dibutuhkan perusahaan. Dengan kompetensi dan pengalaman yang dimiliki kandidat, mereka dapat berkontribusi dalam mendukung target perusahaan yang ingin dicapai.

Baca Juga: Manajemen Kandidat: Cara Efektif Mengelola Proses Rekrutmen

Apa Saja Tahapan dalam Proses Rekrutmen?

Tahapan rekrutmen karyawan terdiri atas beberapa langkah penting untuk mengidentifikasi kandidat terbaik sesuai kebutuhan posisi yang perlu diisi:

Identifikasi Kebutuhan Tenaga Kerja

Langkah pertama dalam merekrut karyawan baru adalah mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja. Perusahaan akan mulai mencari karyawan ketika seorang karyawan mengundurkan diri, mengembangkan tim di perusahaan, atau hendak melakukan ekspansi bisnis. Tim HR bersama manajer divisi terkait akan mengidentifikasi posisi yang perlu diisi, termasuk jumlahnya, tanggung jawab pekerjaan, serta kompetensi dan pengalaman yang diperlukan. Langkah ini akan menjadi landasan bagi tahapan rekrutmen selanjutnya.

Publikasi Lowongan Kerja

Setelah mengidentifikasi posisi yang perlu diisi, tim HR akan menyiapkan informasi lowongan kerja untuk dipublikasikan. Isi lowongan pekerjaan meliputi posisi pekerjaan, deskripsi pekerjaan, kompetensi dan pengalaman yang dibutuhkan, serta kompensasi dan benefit yang akan didapatkan karyawan. Lowongan pekerjaan dipublikasikan di beberapa platform, seperti situs job portal atau situs karier perusahaan, untuk memperluas jangkauan ke kandidat potensial.

Mencari dan Mengumpulkan Kandidat

Di samping menunggu kandidat yang melamar secara aktif, recruiter juga dapat mengumpulkan kandidat potensial melalui candidate sourcing. Proses candidate sourcing berfungsi untuk memperkaya pilihan kandidat, khususnya jika perusahaan melakukan hiring untuk posisi pekerjaan dengan keterampilan tertentu. Recruiter dapat melakukan candidate sourcing melalui talent pool, job portal, referensi karyawan, dan sumber lainnya.

Screening CV

Selanjutnya, CV kandidat yang masuk akan disaring berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. Proses ini dapat memakan waktu lama, terutama jika seleksi dilakukan secara manual. Teknologi seperti Applicant Tracking System (ATS) dapat digunakan untuk menyederhanakan proses screening CV. Caranya adalah dengan membandingkan kata kunci kriteria yang ditetapkan dengan kata kunci yang tertera di CV kandidat. Proses screening yang lebih cerdas dengan menggunakan AI dapat memahami konteks kata kunci yang dicantumkan di CV. Tahap screening CV diperlukan untuk menentukan kandidat yang dapat lolos ke tahap berikutnya.

Baca Juga: AI-Based Candidate Screening: Cara Mempercepat Seleksi Kandidat

Wawancara Kandidat

Kandidat yang lolos screening CV dapat melanjutkan ke tahap wawancara. Proses wawancara dapat dilakukan sebanyak dua kali atau lebih tergantung pada kebutuhan perusahaan. Sebagai contoh, wawancara tahap awal dilakukan dengan recruiter untuk mengevaluasi pengalaman dan kompetensi dasar kandidat, kemudian berlanjut ke wawancara dengan manajer divisi atau karyawan senior untuk menggali kompetensi kandidat serta menilai kecocokannya dengan posisi yang dibutuhkan.

Tes Kemampuan (Assessment)

Tergantung dari posisi pekerjaan yang diperlukan, tes assessment dapat dilakukan untuk memahami kompetensi kandidat dengan lebih baik. Tes assessment dapat berupa tes kemampuan teknis, psikotes, studi kasus, simulasi pekerjaan, atau tes lainnya yang berkaitan dengan posisi yang tersedia. Sebagai contoh, kandidat yang melamar sebagai seorang developer dapat diberikan technical test atau coding assessment.

Evaluasi Kandidat dan Job Offering

Setelah rangkaian proses wawancara dan assessment selesai, recruiter dan manajer divisi akan mengevaluasi kandidat yang paling sesuai berdasarkan hasil screening CV, wawancara, dan tes yang telah dilakukan. Kandidat dengan hasil terbaik kemudian dipilih untuk mendapatkan job offering. Kandidat dapat bernegosiasi terkait penawaran kerja yang diberikan. Jika kandidat setuju, proses rekrutmen akan berlanjut ke tahap administrasi dan onboarding.

Baca Juga: Recruitment Automation: Buat Proses Hiring yang Lebih Efisien

Bagaimana Cara Merekrut Karyawan yang Efektif dengan AI Recruitment Platform?

Menerapkan cara merekrut karyawan yang efektif tidak hanya penting untuk menemukan kandidat paling tepat, tetapi juga mewujudkan proses rekrutmen yang efisien, transparan, dan adil. Platform AI recruitment berperan penting dalam mengoptimalkan setiap tahapan rekrutmen, mulai dari pencarian kandidat hingga keputusan akhir.

Tentukan Kriteria Kandidat yang Dibutuhkan

Langkah pertama adalah menentukan kriteria kandidat untuk posisi yang dibutuhkan. Penetapan kriteria ini diperlukan untuk proses seleksi CV yang berfokus pada pencocokan kata kunci dalam CV kandidat. Contoh kriteria dapat berupa kompetensi, pengalaman, riwayat pendidikan, atau kualifikasi lain yang dibutuhkan. Kriteria yang jelas akan memudahkan proses penyaringan kandidat berdasarkan parameter yang relevan. 

Unggah Lowongan Pekerjaan dan Sourcing Kandidat

Setelah menentukan kriteria, mulai mengunggah lowongan pekerjaan ke situs job portal atau situs karier perusahaan. AI recruitment dapat membuat proses ini lebih praktis, di mana recruiter mengunggah lowongan secara serentak melalui integrasi API antara job portal dengan platform AI recruitment. Dengan demikian, perusahaan tidak perlu diunggah satu per satu di platform yang berbeda. 

Selain menunggu kandidat melamar, AI recruitment juga dapat membantu recruiter melakukan sourcing kandidat, yaitu dengan mengumpulkan dan menyaring kandidat potensial di database (job portal, situs karier perusahaan, talent pool) berdasarkan kata kunci yang sudah ditetapkan. 

Gunakan Screening CV Otomatis

AI recruitment dapat membantu recruiter menyeleksi CV dengan mencocokkan kriteria parameter yang telah ditentukan dengan informasi pada CV kandidat. Dengan AI recruitment, recruiter dapat memproses lebih banyak CV dalam waktu yang lebih singkat dibandingkan dengan screening secara manual, di mana recruiter harus membaca CV kandidat satu per satu. Selain menyeleksi, AI recruitment juga dapat menyaring dan menilai kandidat berdasarkan tingkat kecocokannya dengan kriteria posisi yang dibutuhkan.

Manfaatkan AI untuk Wawancara Tahap Awal

Fitur AI video interview pada AI recruitment dapat digunakan untuk menjalankan wawancara tahap awal secara otomatis. Dalam prosesnya, kandidat akan menjawab serangkaian pertanyaan wawancara melalui video, sementara AI akan menganalisis respons kandidat. Jawaban kandidat akan dinilai menggunakan scorecard untuk mengevaluasi kecocokannya dengan posisi yang dibutuhkan. AI video interview membantu proses screening awal dalam jumlah besar tanpa harus menjadwalkan dan melakukan wawancara secara manual untuk setiap kandidat.

Kelola Kandidat dalam Hiring Pipeline Terpusat

Fitur Applicant Tracking System (ATS) dalam AI recruitment berfungsi sebagai database untuk menyimpan data kandidat beserta status rekrutmen mereka secara terpusat. ATS juga digunakan untuk mengelola seluruh proses rekrutmen, mulai dari publikasi lowongan, screening CV, penjadwalan interview, hingga pemantauan status rekrutmen. Dengan pengelolaan terpusat, proses rekrutmen menjadi lebih terorganisir dan memudahkan recruiter mengetahui status setiap kandidat. Hal ini juga memastikan bahwa tidak ada kandidat yang terabaikan selama proses rekrutmen.

Evaluasi Hasil dari AI Recruitment

Menggunakan AI recruitment bukan berarti menggantikan peran recruiter manusia sepenuhnya. Recruiter diperlukan untuk mengevaluasi hasil screening yang telah dilakukan dan memastikan hanya kandidat yang tepat yang dapat melanjutkan ke tahap selanjutnya. Hal ini juga berlaku setelah proses wawancara awal menggunakan AI video interview. Hasil AI recruitment berfungsi sebagai pendukung keputusan rekrutmen yang transparan, adil, dan berbasis data.

Baca Juga: AI Recruitment: Solusi Perekrutan yang Lebih Cerdas dan Cepat

Temukan Cara AI Recruitment dari PhinCon Mendukung Proses Rekrutmen Anda

Implementasi AI merupakan langkah strategis untuk mewujudkan proses rekrutmen yang lebih cerdas dan efektif. Pekerjaan administratif yang memakan waktu dapat diotomatisasi, sehingga recruiter dapat lebih fokus pada kegiatan lain yang memerlukan perhatian lebih, seperti evaluasi lanjutan terhadap hasil screening kandidat. Untuk memaksimalkan manfaat AI dalam proses rekrutmen, Anda akan memerlukan teknologi yang tepat untuk memenuhi kebutuhan rekrutmen Anda.

PhinCon hadir dengan solusi AI recruitment platform yang mengintegrasikan Applicant Tracking System, AI Candidate Screening, dan Outbound CRM ke dalam satu sistem terpusat. Platform kami mendukung Anda menjalankan proses rekrutmen yang lebih praktis secara end-to-end, mulai dari sourcing dan screening kandidat hingga pengambilan keputusan rekrutmen dan reporting.

Platform AI recruitment kami dilengkapi dengan fitur unggulan seperti ATS Pipeline, Outbound CRM, AI Video Screening, Outbound Voice Screening, Talent Pool, Talent Search, dan Multi-Client Architecture. Implementasi platform dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan rekrutmen, sehingga cocok untuk berbagai jenis perusahaan, mulai dari startup, perusahaan outsourcing, recruitment agency, dan sebagainya. Tidak hanya itu, implementasi AI recruitment PhinCon dapat dilakukan dalam waktu kurang dari satu bulan serta menggunakan skema pemakaian credit-based yang lebih fleksibel.

Tertarik mengubah proses rekrutmen Anda menjadi lebih efektif? Hubungi kami sekarang melalui email marketing@phintraco.com untuk informasi lebih lanjut seputar AI recruitment platform atau mulai konsultasi seputar kebutuhan rekrutmen Anda.

Editor: Trie Ayu Feminin & Irnadia Fardila