Sistem Applicant Tracking System (ATS) telah digunakan oleh banyak perusahaan untuk menyederhanakan manajemen kandidat dan proses rekrutmen. Saat jumlah lamaran yang masuk semakin banyak, proses seperti menyaring CV, memantau status rekrutmen setiap kandidat, atau menjadwalkan interview dapat menyita waktu recruiter, terutama jika semuanya masih dilakukan secara manual. Di sinilah peran Applicant Tracking System untuk menyatukan proses-proses tersebut ke dalam satu sistem yang terpusat dan terstruktur. Hal ini tidak hanya mendukung produktivitas recruiter, tetapi juga mewujudkan pengalaman kandidat yang memuaskan selama proses rekrutmen berlangsung.

Artikel ini akan membahas lebih lanjut tentang Applicant Tracking System, termasuk cara kerja, fitur, hingga tips implementasi yang efektif pada proses rekrutmen Anda.

Apa Itu Applicant Tracking System (ATS)?

Applicant Tracking System (ATS) adalah software yang digunakan tim HR untuk mengelola tahapan rekrutmen perusahaan di dalam satu sistem. Hal ini termasuk membuat deskripsi pekerjaan, mengunggah lowongan pekerjaan ke job portal atau website karier perusahaan, screening CV, penjadwalan interview, pemantauan komunikasi dengan kandidat, hingga reporting dan analytics siklus rekrutmen.

Software ATS berperan sebagai sistem yang menyimpan data rekrutmen dan informasi kandidat secara terpusat, mulai dari lowongan pekerjaan yang telah dipublikasikan hingga progres rekrutmen tiap kandidat. Software ATS modern juga dapat mengotomatisasi beberapa pekerjaan administratif yang sebelumnya dilakukan secara manual, seperti screening CV, penjadwalan interview, hingga update status rekrutmen. Cara ini sangat penting untuk mempercepat proses rekrutmen dan memudahkan pemilihan kandidat yang sesuai dengan kebutuhan. 

Baca Juga: 6 Cara Merekrut Karyawan yang Efektif dengan AI Recruitment

Bagaimana Cara Kerja Applicant Tracking System?

Applicant Tracking System (ATS) bekerja dengan mengotomatisasi dan mengelola proses rekrutmen dalam satu sistem terpusat. Pertama, tim HR akan menyusun deskripsi pekerjaan untuk kebutuhan lowongan dan mempublikasikannya ke job portal atau website karier perusahaan secara serentak.

Ketika kandidat mengirimkan lamaran, ATS akan mengumpulkan CV dan menganalisis data seperti pengalaman kerja, pendidikan, dan keterampilan. Sistem kemudian membantu recruiter melakukan screening berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan untuk posisi tertentu. ATS yang dilengkapi teknologi AI dapat menyaring daftar kandidat dan memberikan skor berdasarkan tingkat kecocokan mereka dengan kriteria yang ditentukan. 

Sistem juga dapat membantu menjadwalkan interview, mengelola komunikasi dengan kandidat, serta memberikan informasi mengenai status lamaran. Dengan seluruh proses yang terdokumentasi dalam satu platform, recruiter dapat mengurangi pekerjaan administratif serta mengelola kandidat secara lebih terstruktur.

Selain mengelola kandidat, ATS dapat menyediakan data terkait proses rekrutmen. Recruiter dapat memantau jumlah kandidat yang melamar, perkembangan setiap tahapan, waktu yang dibutuhkan untuk merekrut, hingga efektivitas tahapan rekrutmen tiap kandidat. Hal ini diperlukan untuk proses rekrutmen yang lebih cepat, efektif, dan terstruktur.

Baca Juga: Recruitment Automation: Buat Proses Hiring yang Lebih Efisien

Fitur-Fitur Apa Saja yang Penting dalam Applicant Tracking System?

Sistem Applicant Tracking System memiliki beberapa fitur penting untuk mengelola siklus rekrutmen:

Integrasi Job Portal

Fitur integrasi job portal memungkinkan recruiter membuat dan mempublikasikan lowongan pekerjaan secara serentak melalui integrasi API antara job portal dengan platform ATS. Selain mendukung publikasi lowongan yang lebih praktis, ATS juga memudahkan recruiter mengelola CV kandidat yang masuk. Hal ini juga dapat memperluas jangkauan rekrutmen untuk mendapatkan kandidat yang paling dibutuhkan perusahaan. 

Screening CV

CV kandidat yang masuk akan diseleksi menggunakan fitur screening CV dalam sistem Applicant Tracking System. Fitur ini berfokus untuk mengidentifikasi kata kunci di dalam CV yang berkaitan dengan kriteria yang sudah ditentukan. Pada sistem Applicant Tracking System berbasis AI, screening CV dapat dilakukan secara otomatis untuk menemukan profil kandidat yang paling sesuai dengan kriteria posisi yang dibutuhkan. Sistem AI candidate screening, juga dapat memberikan skor pada CV dan memfilter kandidat berdasarkan tingkat kesesuaiannya dengan posisi yang tersedia.

Manajemen Pipeline Kandidat

Fitur manajemen pipeline kandidat memungkinkan recruiter mengelola tahap perjalanan kandidat selama proses rekrutmen berlangsung. Recruiter dapat melihat status rekrutmen setiap kandidat, mulai dari tahap screening, interview, hingga tahap akhir rekrutmen (penolakan atau penawaran kerja). Fitur ini memberikan gambaran yang jelas kepada recruiter mengenai kandidat mana saja yang sedang diproses serta tindakan yang perlu dilakukan, sehingga tidak ada kandidat yang terlewat atau terabaikan selama proses rekrutmen.

Penjadwalan Interview dan Manajemen Kalender

Menyesuaikan jadwal interview antara kandidat dengan recruiter, calon rekan satu tim, atau pimpinan departemen akan terasa sulit jika masih dilakukan secara manual. Fitur penjadwalan interview dalam Applicant Tracking System membantu recruiter mengatur jadwal interview kandidat dengan lebih praktis melalui manajemen kalender terpusat. Hal ini akan membantu recruiter mencegah risiko bentrokan jadwal serta memudahkan koordinasi dengan kandidat maupun pewawancara, sehingga sesi interview dapat berjalan sesuai rencana.

Reporting dan Analytics

Proses rekrutmen perlu dievaluasi secara rutin untuk memastikan apakah strategi rekrutmen yang dijalankan sudah berjalan optimal. Di sinilah pentingnya fitur reporting dan analytics untuk mengetahui seberapa efektif proses rekrutmen yang dilakukan serta mengidentifikasi kendala yang dapat menghambat proses rekrutmen. Beberapa sistem Applicant Tracking System juga memiliki format laporan yang bisa diatur sesuai kebutuhan rekrutmen perusahaan.

Baca Juga: Recruitment Software: Fitur Penting dan Tips Memilih untuk Bisnis

Faktor Pertimbangan Saat Memilih Applicant Tracking System yang Tepat

Berikut adalah beberapa faktor pertimbangan untuk memilih sistem Applicant Tracking System yang tepat:

• Skalabilitas: Seiring pertumbuhan perusahaan, sistem ATS yang dipilih harus mampu mengikuti kebutuhan rekrutmen yang terus meningkat. Perusahaan dapat terus menggunakan sistem ATS yang sama meskipun terjadi perubahan volume rekrutmen, sehingga tidak akan menghambat proses rekrutmen.
• Kemudahan Integrasi: Dukungan integrasi sistem menggunakan API memudahkan recruiter untuk mengakses data yang dibutuhkan dari sistem lain. Sistem yang bisa diintegrasikan dengan ATS menggunakan API dapat berupa job portal, platform email, atau sistem HR lainnya.
• Model Biaya: Setiap penyedia ATS memiliki model biaya yang berbeda-beda tergantung pada jenis ATS yang ditawarkan. Selain mengecek biaya awal, pertimbangkan juga biaya berdasarkan jumlah pengguna, volume rekrutmen, kelengkapan fitur, maupun kebutuhan integrasi.
• Kelengkapan Fitur: ATS yang tepat perlu memiliki fitur yang sesuai dengan kebutuhan rekrutmen perusahaan. Fitur yang lengkap akan memudahkan recruiter untuk mengelola seluruh proses rekrutmen di dalam satu sistem dengan lebih efektif tanpa perlu menggunakan sistem tambahan.
• Kustomisasi: Setiap perusahaan memiliki kebutuhan rekrutmen yang berbeda-beda. Sistem ATS yang fleksibel memungkinkan perusahaan menyesuaikan tahapan rekrutmen, kriteria kandidat, template komunikasi, scorecard, maupun laporan sesuai kebutuhan.
• Dukungan dari Penyedia Layanan: Bantuan dari penyedia ATS menjadi pertimbangan penting, terutama jika perusahaan mengalami kendala teknis atau memerlukan dukungan selama proses implementasi. 

Baca Juga: AI Recruitment: Solusi Perekrutan yang Lebih Cerdas dan Cepat

Tips Menerapkan Applicant Tracking System dengan Efektif

Ikuti tips berikut ini untuk mengoptimalkan penerapan Applicant Tracking System di dalam proses rekrutmen Anda:

Evaluasi Alur Rekrutmen Saat Ini

Sebelum menerapkan Applicant Tracking System, penting untuk mengevaluasi alur rekrutmen yang sedang dijalankan, mulai dari saat kandidat melamar hingga onboarding karyawan baru. Langkah ini memberikan Anda gambaran tentang tingkat efektivitas tiap tahapan rekrutmen serta mengidentifikasi aspek yang perlu ditingkatkan. Tidak hanya itu, evaluasi alur rekrutmen memungkinkan Anda untuk menentukan fitur ATS apa yang memang dibutuhkan, seperti misalnya manajemen pipeline kandidat atau format laporan yang bisa diatur sesuai kebutuhan.

Pilih Software ATS yang Tepat

Pemilihan software yang tepat turut mendukung keberhasilan implementasi ATS. Anda akan memerlukan sistem ATS yang cocok dengan alur rekrutmen saat ini serta mampu beradaptasi dengan peningkatan kebutuhan rekrutmen. Pertimbangkan faktor seperti integrasi sistem, kemudahan pemakaian, skalabilitas, hingga fitur customization pada sistem ATS untuk mendukung proses rekrutmen yang lebih efektif.

Berikan Pelatihan Kepada Tim Recruiter

Teknologi ATS berfungsi sebagai pendukung tim recruiter dalam mengelola tahapan rekrutmen. Maka dari itu, ATS dapat bekerja secara maksimal jika penggunanya dapat memanfaatkan teknologi ini dengan baik. Selama proses implementasi, pastikan recruiter mendapatkan pelatihan yang memadai untuk memahami cara kerja sistem ATS. Hal ini termasuk mengetahui aspek mana yang dapat diotomatisasi serta aspek mana yang tetap memerlukan tindakan manual.

Lakukan Konfigurasi Sesuai Kebutuhan

Selanjutnya, lakukan konfigurasi pada sistem ATS untuk menyesuaikannya dengan proses rekrutmen yang sedang dijalankan. Dalam hal ini, Anda dapat menyesuaikan tahapan rekrutmen kandidat, kriteria screening CV, template komunikasi, atau format laporan. Konfigurasi ATS yang tepat akan membantu proses rekrutmen berjalan lebih terstruktur. Hal ini juga memastikan ATS dapat mendukung alur kerja yang sudah ditetapkan dan bukan menambah proses yang tidak dibutuhkan.

Evaluasi Secara Berkala

Seiring berjalannya waktu, volume rekrutmen kandidat akan terus meningkat dan kebutuhan akan posisi pekerjaan baru akan terus bertambah. Implementasi sistem ATS hanyalah permulaan. Anda perlu mengevaluasi ATS secara rutin untuk memastikan sistem ini masih mampu memenuhi kebutuhan rekrutmen Anda serta mengecek hambatan yang mungkin terjadi. Hal ini termasuk mengevaluasi proses rekrutmen, hasil screening, maupun produktivitas recruiter.

Kelola Hiring Pipeline Menjadi Lebih Efisien dengan Platform AI Recruitment dari PhinCon

Penerapan Applicant Tracking System yang optimal dimulai dengan pemilihan software yang tepat. Untuk menjawab kebutuhan ini, PhinCon menyediakan platform AI recruitment yang mengintegrasikan tiga komponen penting dalam proses rekrutmen ke dalam satu platform, yaitu Applicant Tracking System, Outbound CRM, dan AI Candidate Screening. Fitur ATS Pipeline dalam platform AI recruitment memudahkan Anda mengelola seluruh hiring pipeline tanpa terkendala oleh software yang kompleks.

Platform AI recruitment kami juga mendukung pengelolaan kandidat yang lebih praktis dengan sistem drag-and-drop untuk mengelola hiring pipeline secara terpusat. Platform kami juga mendukung Anda untuk mempublikasikan lowongan pekerjaan mengintegrasikan job portal Anda dengan AI recruitment melalui API.

Dilengkapi dengan fitur unggulan lainnya seperti Outbound CRM, AI Video Screening, Outbound Voice Screening, Talent Sourcing, Talent Pool, Talent Search, dan Multi-Client Architecture PhinCon membantu perusahaan mengelola proses rekrutmen dari sourcing hingga pengambilan keputusan rekrutmen. Implementasi dapat dilakukan dalam waktu kurang dari satu bulan serta menggunakan skema credit-based usage, sehingga Anda dapat mengoptimalkan waktu dan biaya rekrutmen. Platform AI recruitment PhinCon cocok untuk berbagai jenis perusahaan yang ingin mengoptimalkan proses rekrutmen, mulai dari perusahaan outsourcing, recruitment agency, startup, dan sebagainya. 

Hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com untuk informasi lebih lanjut seputar platform AI recruitment. 

Editor: Trie Ayu Feminin & Irnadia Fardila