Komunikasi yang efektif adalah pondasi dalam menjalankan operasional bisnis yang sukses. Komunikasi ini tidak hanya mencakup komunikasi internal, tetapi juga komunikasi eksternal dengan pelanggan maupun partner bisnis. Penting bagi perusahaan untuk meningkatkan efisiensi komunikasi melalui teknologi modern seperti Unified Communications as a Service (UCaaS). Teknologi ini muncul sebagai solusi untuk mengatasi tantangan komunikasi modern di lingkungan kerja.

UCaaS tidak hanya menyatukan berbagai saluran komunikasi seperti telepon, chat, dan konferensi video ke dalam satu platform, tetapi juga menyediakan akses mudah dan fleksibel melalui jaringan cloud. Manfaat seperti ini akan berdampak pada peningkatan produktivitas tim hingga operasional bisnis yang lebih efisien. Kenali lebih lanjut tentang apa itu UCaaS serta keuntungan menerapkan teknologi ini.

Apa yang Dimaksud dengan UCaaS?

Unified Communications as a Service (UCaaS) adalah teknologi modern berbasis cloud yang berfokus dalam memenuhi semua kebutuhan komunikasi perusahaan dalam satu platform terpadu. Seperti model cloud computing lainnya, infrastruktur UCaaS dikelola dan dipelihara oleh pihak provider, termasuk pusat data dan jaringan.

UCaaS didesain untuk mengintegrasikan berbagai aplikasi dan layanan untuk berkomunikasi dan berkolaborasi di lingkungan kerja. Contohnya adalah enterprise messaging, online meeting, kolaborasi tim, konferensi video, hingga telephony. Karyawan di berbagai lokasi dapat mengakses platform komunikasi ini dengan mudah melalui perangkat apapun yang terhubung internet. Cara ini berguna untuk membangun alur kerja yang efisien dan produktif terlepas dari lokasi karyawan bekerja. 

Bagaimana Cara UCaaS Bekerja?

Teknologi UCaaS mengintegrasikan software yang mendukung komunikasi secara sinkron maupun asinkron dari berbagai perangkat dalam satu platform terpusat. Konsep dasar UCaaS dimaksudkan untuk menyediakan akses mudah dan terpusat ke berbagai alat komunikasi melalui internet. Perusahaan tidak perlu memusingkan infrastruktur fisik di gedung kantor karena sudah ditangani oleh pihak provider UCaaS.

Infrastruktur seperti server dan penyimpanan data disediakan dan dikelola oleh pihak provider. Perusahaan dapat mengakses layanan ini melalui internet menggunakan berbagai perangkat, mulai dari komputer hingga smartphone. Sebagai contoh, seorang karyawan dapat menggunakan aplikasi UCaaS di laptopnya untuk menelpon, mengirim pesan, atau mengatur konferensi video tanpa perlu terhubung ke jaringan perusahaan secara langsung.

Namun, layaknya semua model layanan berbasis cloud, keamanan dan privasi data sering menjadi perhatian. Pihak provider harus mengambil langkah-langkah untuk melindungi data sensitif perusahaan dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan privasi yang berlaku. Hal ini termasuk penggunaan enkripsi yang kuat, kebijakan akses yang ketat, dan langkah-langkah keamanan jaringan yang canggih untuk mencegah serangan dan pelanggaran data. 

UCaaS vs CCaaS, Apa Bedanya?

Baik UCaaS dan CCaaS merupakan teknologi berbasis cloud yang menawarkan fleksibilitas dalam operasional kerja. Namun, perbedaan keduanya terletak pada fungsi dan fokus. Unified Communications as a Service (UCaaS) dirancang untuk memadukan kebutuhan komunikasi dan kolaborasi internal dan eksternal perusahaan. Sementara Contact Center as a Service (CCaaS) adalah layanan pelanggan berbasis cloud yang berfungsi mengelola interaksi pelanggan yang masuk dari berbagai channel.

UCaaS umumnya digunakan oleh seluruh karyawan perusahaan, dengan fitur utamanya berupa voice calling, messaging, konferensi video, file sharing, dan lain-lain. Sedangkan CCaaS lebih banyak dipakai oleh tim customer service, dengan fitur utamanya seperti sistem ticketing, analytics tools, hingga customer self-service. Jadi, UCaaS mencakup komunikasi internal dan eksternal perusahaan, sementara CCaaS berfokus pada komunikasi eksternal perusahaan.

Apa Keuntungan Memakai UCaaS untuk Bisnis?

Layanan UCaaS muncul sebagai solusi komprehensif untuk menyederhanakan alur komunikasi serta meningkatkan produktivitas. Platform komunikasi terpadu ini tidak hanya mempermudah operasional, tetapi juga menawarkan manfaat yang sesuai dengan kebutuhan bisnis modern. Berikut adalah keuntungan dari pemakaian UCaaS: 

Memudahkan Komunikasi Secara Remote

Teknologi UCaaS membuat alur komunikasi perusahaan terletak dalam jaringan cloud yang mudah diakses memakai internet. Jadi,  karyawan dapat mengakses platform komunikasi terpadu menggunakan perangkat apapun yang terhubung internet. Karyawan dapat lebih mudah berkomunikasi dan berkolaborasi secara virtual kapanpun dan di manapun. Hal ini akan sangat menguntungkan bagi perusahaan yang menerapkan sistem kerja remote.

Meningkatkan Efisiensi Kerja

Sebagai sebuah platform komunikasi terpadu, UCaaS menyediakan berbagai aplikasi dan layanan komunikasi yang digunakan saat bekerja, mulai dari video call, chat berbagi dokumen, dan sebagainya. Karyawan tidak perlu lagi berpindah dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya hanya untuk mengakses aplikasi komunikasi tertentu. Platform komunikasi ini mewadahi berbagai proses kerja yang membutuhkan komunikasi dan kolaborasi efektif. Hasilnya, efisiensi kerja akan meningkat secara signifikan.

Menghemat Biaya Operasional

Seperti layanan cloud lainnya, menghemat biaya operasional adalah salah satu keunggulan dari implementasi UCaaS. Hal ini disebabkan oleh metode pembayaran UCaaS yang berbasis langganan, sehingga biaya yang dikeluarkan untuk teknologi ini dapat diperkirakan. Pengelolaan dan pemeliharaan hardware yang relatif mahal juga dapat dihindari karena sudah ditangani oleh pihak provider. Biaya lainnya seperti biaya tagihan telepon juga dapat berkurang karena pemakaian platform komunikasi terpusat ini.

Skalabilitas Tanpa Batas

Bagi bisnis yang sedang bertumbuh, UCaaS adalah solusi terbaik untuk mengakomodasi kebutuhan bisnis yang berubah-ubah. Perusahaan dapat dengan mudah menambah atau menghapus pengguna dengan cepat tanpa mengubah infrastruktur secara besar-besaran. Perusahaan juga dapat menambah atau mengurangi kapasitas sesuai kebutuhan tanpa biaya awal yang tinggi atau waktu implementasi yang lama.

Mulai Integrasi Sistem Komunikasi untuk Produktivitas Optimal Bersama PhinCon!

Teknologi UCaaS merupakan solusi penting untuk meningkatkan efisiensi berkomunikasi selama bekerja. Dengan menyatukan berbagai aplikasi komunikasi ke dalam satu platform yang terjangkau dan mudah diakses, UCaaS telah membuka pintu bagi transformasi digital yang lebih luas di berbagai industri. Semua jenis bisnis, mulai dari perusahaan yang baru merintis, hingga perusahaan berskala besar, dapat merasakan manfaat dari platform komunikasi berbasis cloud ini.

Bagi Anda yang ingin menerapkan teknologi UCaaS ke dalam operasional bisnis perusahaan, langkah pertama adalah memilih partner yang tepat. Dalam hal ini, Anda dapat mempertimbangkan PhinCon sebagai solusi terdepan dalam komunikasi bisnis terpadu.

Sebagai perusahaan IT consulting ternama di Jakarta, PhinCon menghadirkan aplikasi cloud contact center yang didukung dengan sistem komunikasi terpadu seperti UCaaS. Teknologi ini memungkinkan karyawan Anda dari berbagai penjuru dunia untuk bekerja secara remote dan dihubungkan melalui sistem komunikasi yang modern serta terintegrasi. 

Tidak hanya itu, PhinCon juga menyediakan layanan CCaaS (Contact Center as a Service) untuk memfasilitasi komunikasi efektif dengan pelanggan Anda. Maka dari itu, PhinCon dapat menjadi solusi terbaik untuk kebutuhan komunikasi bisnis terpadu, mulai dari komunikasi internal hingga eksternal.

Siapkah Anda memulai integrasi sistem komunikasi menuju produktivitas yang lebih optimal? Segera hubungi PhinCon melalui marketing@phintraco.com untuk informasi lebih lanjut seputar cloud contact center. 

Editor: Cardila Ladini