Salah satu kunci agar perusahaan dapat bertahan dalam industri yang kompetitif adalah selalu menyesuaikan operasional bisnis dengan teknologi terkini. Teknologi berperan dalam memudahkan pekerjaan sehari-hari dan memberikan keunggulan bagi perusahaan. Untuk mewujudkan integrasi efisien antara bisnis dan teknologi, perusahaan dapat memanfaatkan manajemen proyek berbasis teknologi informasi (TI). 

Dengan banyaknya proyek IT yang kompleks dan inovatif, kemampuan untuk mengelola proyek secara efisien melalui manajemen proyek sangatlah diperlukan. Manajemen proyek IT tidak hanya melibatkan pemahaman teknologi, tetapi juga melibatkan kemampuan untuk mengelola sumber daya manusia, anggaran, risiko, dan jadwal proyek. Mari kenali lebih jauh tentang apa itu manajemen proyek TI beserta tahapannya, manfaat, dan tantangan dalam pelaksanaan proyek IT.

Apa Itu Manajemen Proyek TI?

Manajemen proyek teknologi informasi (TI) merujuk pada segala bentuk perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan pelaporan proyek IT yang dijalankan perusahaan. Manajemen proyek IT dikelola oleh seorang IT project manager dari internal perusahaan atau menggunakan tenaga ahli dari luar perusahaan seperti IT outsourcing. Contoh proyek IT adalah pengembangan software, pengembangan aplikasi mobile, penerapan cloud computing, penerapan sistem IT baru, dan lain-lain.

Manajemen proyek TI bertujuan untuk memastikan kelancaran proyek dengan menggunakan sumber daya IT yang tersedia secara efisien. Pelaksanaan proyek ini melibatkan manajemen risiko, perencanaan anggaran, alokasi sumber daya manusia, dan komunikasi efektif dengan pemangku kepentingan proyek. Dengan proyek IT yang terorganisir, perusahaan dapat mencapai tujuan bisnis melalui implementasi teknologi informasi yang efektif.

Manfaat dari Pelaksanaan Manajemen Proyek TI

Manajemen proyek TI sangat penting untuk memastikan penyelesaian proyek IT sesuai rencana serta memberikan hasil sesuai ekspektasi. Dengan melaksanakan manajemen proyek IT, perusahaan akan merasakan beberapa manfaat berikut:

Meningkatkan Produktivitas

Manajemen proyek TI yang direncanakan dengan baik, mulai dari tujuan yang jelas hingga alur kerja yang efisien, akan membuat pelaksanaan proyek menjadi lebih terarah. Hal ini dapat meningkatkan produktivitas dalam menyelesaikan proyek tersebut, sehingga memberikan hasil proyek yang optimal.

Mitigasi Risiko yang Lebih Baik

Risiko dalam pelaksanaan proyek IT dapat hadir dari berbagai aspek, seperti budget, operasional, hingga performa kerja. Hal ini berfungsi untuk mengidentifikasi, mengevaluasi, dan memitigasi risiko yang berpotensi muncul. Dengan perencanaan yang matang, risiko-risiko tersebut dapat ditangani agar tidak mengganggu proses proyek.

Pengelolaan Sumber Daya yang Efisien

Proyek teknologi membutuhkan sumber daya yang cukup banyak, mulai dari sumber daya manusia, peralatan, hingga budget. Melalui manajemen proyek TI, perencanaan untuk alokasi sumber daya ini menjadi lebih efisien. Dengan kontrol manajemen yang baik, kondisi seperti alokasi yang berlebihan dan memberatkan perusahaan dapat dihindari.

Menjamin Kualitas yang Baik

Manajemen proyek TI memastikan setiap tahapan memberikan hasil yang baik dan sesuai ekspektasi. Dengan menetapkan standar kualitas serta memantau proses pelaksanaan proyek secara berkala, tim proyek dapat menjamin hasil dengan kualitas yang memuaskan.

Apa Saja 5 Tahap dalam Manajemen Proyek TI?

Proses manajemen proyek TI dipecah menjadi 5 tahap dari awal hingga akhir proses. Proses yang jelas dan terstruktur akan mencegah dari waktu dan biaya yang terbuang sia-sia. Adapun 5 tahap tersebut adalah:

Tahap Inisiasi

Tahap inisiasi berfungsi untuk menyusun proposal proyek IT. Tahap ini membahas masalah yang ingin dipecahkan, tujuan akhir proyek, serta stakeholder yang tertarik dengan proyek tersebut. Aspek lain seperti budget, kekuatan dan kelemahan proyek, serta timeline kerja juga perlu ditentukan. Hasil dari tahap inisiasi ini adalah dokumen project charter.

Tahap Perencanaan

Tahap perencanaan membahas detail dari rencana proyek TI yang sudah disusun sebelumnya. Contohnya adalah membuat work breakdown structure, membagi tugas, mengalokasikan sumber daya, budget, dan waktu, serta menentukan milestone pada tiap proses proyek. IT project manager juga perlu mengembangkan rencana komunikasi antar tim dan stakeholder serta rencana manajemen risiko.

Tahap Eksekusi

Pusat dari manajemen proyek TI adalah tahap eksekusi, di mana rencana proyek IT akan segera dijalankan. Di tahap inilah IT project manager dan timnya bekerja untuk mencapai hasil yang diharapkan. Pada tahap eksekusi, penting untuk berkomunikasi aktif serta memantau berjalannya proyek agar sesuai dengan rencana. 

Tahap Pemantauan

Tahap pemantauan seringkali berlangsung bersama tahap eksekusi. Laporan proses dari para penanggung jawab akan mulai berdatangan selama tahap eksekusi dan pemantauan. Dari laporan tersebut, IT project manager dapat memantau proses proyek agar tidak terjadi kesalahan yang tidak diinginkan. Key performance indicator (KPI) dapat digunakan untuk mengukur keberhasilan tiap bagian proyek.

Tahap Penutupan

Pada tahap penutup, pastikan semua bagian proyek telah diselesaikan dan mendapatkan hasil sesuai ekspektasi yang direncanakan. Selanjutnya, setelah penyelesaian proyek disetujui, tim proyek akan menyerahkan kepemilikan hasil proyek ke tim operasional.

Tantangan dalam Melaksanakan Manajemen Proyek TI

Proses manajemen proyek TI terdiri atas lima tahapan yang terstruktur. Tantangan dalam pelaksanaan proyek TI dapat muncul dari kelima tahapan tersebut. Kenali beberapa tantangan dalam manajemen proyek IT yang perlu diwaspadai:

Terjadi Miskomunikasi

Miskomunikasi menjadi salah satu tantangan yang sering terjadi di berbagai proyek, termasuk di bidang TI. Miskomunikasi dapat menghambat kelancaran proyek bahkan menyebabkan kegagalan. Penting untuk menerapkan metode komunikasi yang jelas, seperti memanfaatkan software komunikasi, untuk menghindari terjadinya miskomunikasi

Scope Creep

Scope creep adalah situasi di mana proyek berjalan menjadi tidak terkendali. Kondisi ini dapat terjadi ketika proyek tidak memiliki batasan, dokumentasi, atau kontrol yang jelas. Scope creep dapat memicu pengeluaran yang berlebihan, keterlambatan penyelesaian proyek, hingga penurunan kualitas hasil proyek. 

Kendala Waktu dan Biaya

Ekspektasi dalam menerapkan teknologi baru seringkali terhambat oleh waktu dan biaya yang dimiliki perusahaan. Keterbatasan waktu dapat membuat rencana terasa tergesa-gesa, sementara keterbatasan biaya dapat membatasi kemampuan untuk memperoleh sumber daya yang diperlukan. Perencanaan yang realistis terkait deadline dan biaya dapat mengurangi kendala yang dapat muncul.

Kemampuan yang Kurang Memadai

Penerapan teknologi termasuk ranah yang kompleks. Beberapa anggota tim proyek mungkin tidak memiliki kemampuan yang cukup untuk mencapai target proyek tersebut. Salah satu solusinya dapat berupa penyediaan training untuk mempersiapkan anggota tim proyek. Solusi lainnya adalah menggunakan jasa IT outsourcing dengan kemampuan dan pengalaman mumpuni untuk melaksanakan proyek IT perusahaan.

IT Outsourcing, Solusi untuk Mendukung Kesuksesan Manajemen Proyek TI Perusahaan

Manajemen proyek TI bukan hanya proses teknis untuk mengelola implementasi teknologi, tetapi juga menjadi landasan strategis bagi perusahaan untuk menghadapi tantangan dan peluang di era digital. Melalui perencanaan yang terorganisir, efisiensi kerja akan meningkat secara signifikan, mempercepat pengembangan produk dan layanan, serta memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan. 

Pelaksanaan perencanaan proyek IT yang efektif menjadi lebih mudah dengan memanfaatkan IT outsourcing. Layanan outsourcing dari PhinCon menawarkan tenaga kerja IT dengan keahlian, spesialisasi, kemampuan berkolaborasi, dan dukungan teknis pada berbagai bidang IT.  Tenaga ahli IT yang kompeten dan berpengalaman akan mengelola manajemen proyek TI menjadi lebih optimal, sehingga kesuksesan proyek menjadi lebih terjamin untuk mendukung produktivitas perusahaan.

Segera hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com untuk informasi lebih lanjut terkait IT outsourcing PhinCon.

Editor: Cardila Ladini