Modernisasi dalam bisnis membuat berbagai tantangan baru bermunculan. Tantangan ini mencakup berbagai masalah atau hambatan yang dihadapi perusahaan dalam memanfaatkan atau mengimplementasikan teknologi dalam operasi bisnis. Tantangan teknologi dalam bisnis  modern bisa beragam, tergantung pada industri dan skala perusahaan. Maka dari itu, agar tetap bisa bersaing dan berkembang di era digital, perusahaan perlu mengatasi berbagai tantangan ini dengan efisien dan efektif. Salah satu solusi efektif yang bisa digunakan untuk menangani hambatan atau masalah teknologi adalah dengan mengadopsi IT outsourcing. Namun, sebelum memilih model IT outsourcing yang tepat untuk perusahaan, Anda harus terlebih dahulu mengerti pengertian dan berbagai informasi terkait IT outsourcing melalui artikel di bawah ini. 

Apa Itu IT Outsourcing?

IT outsourcing adalah penggunaan penyedia layanan eksternal untuk secara efektif memberikan proses bisnis, layanan aplikasi, serta solusi infrastruktur berbasis IT untuk output bisnis. IT outsourcing artinya perusahaan memindahkan sebagian pengembangan software ke luar struktur internal untuk menghemat biaya dan memudahkan pengendalian semua prose. IT outsourcing dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu di luar atau di dalam negeri. 

Mengapa Perusahaan Membutuhkan IT Outsourcing?

Menerapkan IT outsourcing membawa berbagai keuntungan bagi perusahaan, tetapi juga memerlukan pertimbangan terhadap risiko dan kendala tertentu, termasuk masalah keamanan data dan potensi ketidakcocokan dengan kebutuhan bisnis. Oleh karena itu, seleksi penyedia layanan IT yang dapat dipercaya dan penyusunan perjanjian kontraktual yang kuat menjadi faktor kunci dalam mencapai kesuksesan praktik IT outsourcing. Berikut adalah beberapa alasan mengapa perusahaan membutuhkan IT outsourcing: 

Fokus Pada Bisnis Utama

Memiliki perusahaan outsourcing yang bekerja dengan profesional mempermudah perusahaan untuk terus berkembang karena dapat lebih berfokus pada area bisnis utama. Operasional bisnis akan berjalan dengan aman dan lancar tanpa harus memperdulikan masalah IT dikarenakan sudah ditangani oleh partner outsourcing.

Hemat Biaya

Infrastruktur teknologi yang mumpuni dapat mengeluarkan anggaran cukup mahal. Anggaran tersebut meliputi hardware, software, hingga melatih tenaga ahli IT untuk mengelola infrastruktur berjalan sebagaimana mestinya. Outsource memungkinkan perusahaan dalam mengendalikan biaya yang dikeluarkan terutama pada awal tahun operasional bisnis.

Memenuhi Kebutuhan Akan Teknologi

Banyak perusahaan tidak memiliki kemampuan dan sumber daya diperlukan dalam mengelola layanan dan sistem IT yang dibutuhkan. Penyedia outsource memiliki portofolio dan sumber daya di bidang teknologi yang mendukung bisnis. Hal ini dapat dimanfaatkan untuk mempercepat proses transformasi digital pada bisnis perusahaan.

Skalabilitas dan Fleksibilitas

IT outsourcing memungkinkan perusahaan dalam memilih layanan yang sesuai serta menyesuaikan kapasitas layanan IT dengan kebutuhan bisnis. Hal ini membantu perusahaan untuk dengan cepat mengubah layanan sesuai dengan kondisi pasar atau pertumbuhan dalam skala operasi mereka. 

Bagaimana Memilih Model Layanan Outsourcing?

Memilih model layanan outsourcing yang tepat untuk perusahaan Anda merupakan keputusan yang harus dipertimbangkan dengan hati-hati. Model layanan yang dipilih bisa berpengaruh terhadap proses fungsi bisnis dan interaksi dengan mitra outsourcing. Saat berencana untuk menggunakan jasa IT outsourcing, Anda tidak bisa hanya mengandalkan reputasi perusahaan karena ada beberapa faktor lain yang harus dipertimbangkan. Berikut adalah beberapa cara dalam memilih model layanan outsourcing yang tepat bagi perusahaan Anda: 

Jumlah Area atau Layanan

Faktor utama yang perlu diperhatikan ketika berencana menggunakan jasa outsourcing IT adalah mencari tahu tentang layanan apa saja yang bisa diberikan oleh mitra penyedia jasa. Setiap perusahaan memerlukan solusi dan layanan yang berbeda karena perusahaan tersebut mempunyai alur bisnis dan aturan yang berbeda dengan perusahaan lainnya. Jadi, sangat penting untuk memilih mitra yang memiliki keahlian dan sumber daya yang tepat untuk beberapa bidang bisnis, seperti pengembangan platform, seluler, web, database, DevOps, video, pembelajaran mesin atau AI, Cloud, CRM, dan analitik.

Komunikasi yang Baik 

Komunikasi adalah kunci suksesnya kolaborasi. Oleh karena itu, pastikan Anda bekerja dengan mitra yang tepat dan profesional, karena mereka akan memulai sebanyak mungkin jalur komunikasi untuk memahami rencana dan tujuan proyek Anda, menyampaikan potensi permasalahan dan solusinya, serta memberikan feedback sesuai jadwal yang telah disepakati di awal perjanjian kerjasama. Dengan alur komunikasi yang baik sejak awal, Anda dapat meminimalisir pekerjaan yang tidak efisien di kemudian hari, baik waktu maupun biaya.

Pengalaman

Cari tahu seberapa berpengalaman calon penyedia layanan outsourcing IT dan ketahui bidangnya. Jika Anda ingin mengetahui di bidang apa mereka berpengalaman, Anda bisa menanyakan jangka waktu kerjasama paling lama dengan klien lain, dan jenis layanan apa saja yang diberikan. Jawabannya bisa menentukan layanan yang paling dikenal oleh calon mitra Anda.

Evaluasi Risiko

Sebelum menentukan model layanan outsourcing yang cocok bagi perusahaan Anda, penting untuk menjalani proses analisis risiko terhadap setiap opsi layanan yang sedang dipertimbangkan. Tindakan ini sangat penting karena keputusan untuk mempercayakan fungsi teknologi informasi kepada pihak eksternal bisa berdampak signifikan pada berbagai aspek bisnis Anda, termasuk risiko finansial, reputasi, dan operasional.

Apa Saja Industri yang Bisa Merasakan Manfaat IT Outsource?

IT outsourcing memberikan berbagai manfaat dalam bisnis lintas industri, mulai dari delegasi persyaratan sub-struktural, pengurangan biaya operasional, update rutin menyesuaikan perkembangan teknologi terbaru dan standar industri, yang tentunya disesuaikan dengan proses bisnis perusahaan, sehingga bisnis dapat menaruh fokus lebih pada visi misi dan strategi perusahaan. Berikut adalah beberapa industri yang bisa merasakan manfaat IT outsource, diantaranya adalah: 

Lembaga Keuangan

Beberapa tahun terakhir terjadi peningkatan signifikan dalam jumlah perdagangan mata uang dan saham. Hal ini membutuhkan dukungan IT yang dapat menjaga layanan mereka tetap aktif sepanjang waktu. Platform khusus perdagangan valas dapat memanfaatkan dukungan IT untuk meningkatkan pengalaman dan mengembangkan sistem perdagangan otomatis yang dapat diakses melalui situs web atau aplikasi. Di sektor keuangan lainnya, seperti akuntan dan firma investasi, mengandalkan keamanan dan akses data konsumen. Pengalihan manajemen IT memastikan bahwa data tetap aman 24/7, dengan sistem yang efisien dan selalu diperbarui.

Transportasi dan Logistik

Dengan meroketnya industri e-commerce dalam beberapa tahun belakangan, perusahaan transportasi menghadapi peningkatan beban kerja dan batasan waktu yang lebih ketat. Sementara itu, dengan adanya perubahan cepat dalam industri ini, muncul tantangan untuk selalu update dengan tren terbaru yang menjadi kebutuhan bagi sektor transportasi dan logistik. Dengan mengalihdayakan kebutuhan IT, Anda dapat mengurangi beban pengelolaan infrastruktur perusahaan. IT outsourcing mendukung berbagai proyek perusahaan terkait IT, mulai dari kegiatan sehari-hari hingga masalah keamanan siber dan kebutuhan perangkat keras yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien.

Industri Konstruksi

Industri konstruksi cenderung memiliki tingkat investasi relatif rendah dalam dukungan IT, meskipun sebenarnya perlu mempertimbangkan penerapan solusi IT strategis yang dapat membantu meningkatkan pemanfaatan teknologi. Dengan peralatan dan dan teknologi yang memadai yang dikelola oleh tim IT khusus, otomatisasi dapat meningkatkan efektivitas manajemen strategis, dan mengurangi biaya demi keuntungan yang lebih besar. Dengan bantuan tim IT outsourcing, perusahaan dapat mengadopsi teknologi baru dengan proaktif dan tanpa hambatan di lingkungan kerja mereka.

Industri Hukum

Sektor hukum telah mengalami proses transformasi digital dalam beberapa tahun terakhir yang memerlukan kehadiran layanan IT professional. Untuk mengatasi tantangan pengelolaan teknologi yang semakin kompleks, layanan IT outsourcing menjadi esensial untuk menjalankan sistem IT yang up-to-date. Sebagai contoh, dalam melindungi data klien dalam industri hukum, ada beberapa tindakan penting seperti memeriksa protokol kata sandi atau mengatur firewall, serta berbagai aspek lainnya dalam pengelolaan IT. 

Industri Pendidikan

IT outsourcing menjadi sangat penting dalam sektor pendidikan, terutama dengan meningkatnya penggunaan kelas online dan perkembangan teknologi pendidikan dalam beberapa tahun terakhir. Berbagai aspek, mulai dari penyimpanan data di cloud hingga bantuan dalam menerapkan teknologi kepada tenaga pengajar, memerlukan sumber daya dan dukungan teknis yang memadai. IT outsourcing memungkinkan fleksibilitas, keterjangkauan, serta peningkatan teknologi dalam dunia pendidikan.

Berdiri sejak tahun 2008, PhinCon merupakan perusahaan yang menyediakan solusi dan konsultasi IT untuk berbagai perusahaan dengan metode dan pendekatan yang sudah terbukti. Salah satu solusi yang ditawarkan PhinCon adalah IT outsourcing di Indonesia yang dapat membantu Anda dalam mengatasi berbagai tantangan bisnis modern. 

Untuk mengetahui informasi lebih lanjut terkait IT outsource service, hubungi marketing@phintraco.com

Editor: Cardila Ladini