Saat ini, perusahaan dari berbagai bidang bisnis menggunakan sistem customer relationship management (CRM) untuk manajemen data pelanggan yang lebih efisien serta meningkatkan produktivitas perusahaan. Sistem ini menghubungkan data pelanggan dari berbagai sumber dan menyajikannya dalam satu platform terpusat. Namun, tidak semua proses implementasi CRM diikuti oleh penggunaan CRM yang tepat. Hal ini dapat mempengaruhi perkembangan dalam mencapai target CRM Anda. Ketahui langkah-langkah penggunaan CRM yang efektif untuk diterapkan di perusahaan.

Untuk Apa CRM Digunakan?

Sebagai sistem yang terintegrasi, CRM menawarkan kemudahan dalam mengelola data pelanggan mereka. Kemudahan ini tidak hanya tersedia untuk perusahaan besar saja, melainkan juga untuk usaha kecil. Jumlah pelanggan yang sedikit tidak harus menghentikan pelaku usaha untuk memakai sistem ini. 

Dengan pelanggan sebagai penggerak roda pendapatan, penting bagi sebuah bisnis untuk menjaga hubungan dan interaksi dengan pelanggan mereka. Penggunaan CRM yang tepat akan memastikan tidak ada pelanggan yang merasa terasingkan saat berinteraksi dengan bisnis Anda.  Data pelanggan yang dikumpulkan oleh sistem CRM memudahkan Anda untuk menjangkau pelanggan dan memastikan mereka mendapatkan pengalaman yang baik. Pada akhirnya, kepuasan pelanggan akan membentuk loyalitas yang berdampak pada retensi pelanggan serta peningkatan pendapatan. 

Mengapa Perusahaan Harus Menggunakan CRM?

Berbagai jenis CRM telah dikembangkan untuk menyesuaikan kebutuhan perusahaan dari skala kecil, menengah, hingga besar. Terlepas dari target bisnis yang beragam, penggunaan CRM dapat menyelesaikan masalah dan meningkatkan efisiensi dalam operasional bisnis perusahaan. Misalnya adalah mengotomasi pekerjaan yang repetitif, seperti data entry, memperbarui informasi pelanggan, hingga otomatisasi kalender. Dengan demikian, karyawan dapat berfokus pada pekerjaan lain yang lebih penting, sehingga meningkatkan produktivitas secara signifikan. 

Selain itu, dengan data pelanggan yang terpusat dalam satu platform, berbagai tim dapat memanfaatkannya untuk meningkatkan operasional bisnis. Contohnya adalah penggunaan CRM oleh tim marketing. Sistem yang diotomatisasi memungkinkan perusahaan untuk mengirimkan pesan marketing yang lebih personal, seperti dengan memanggil nama depan di dalam email marketing. Yang tidak kalah penting, CRM membantu Anda dalam mengevaluasi semua alur kerja yang menggunakan CRM dalam operasionalnya. Dengan demikian, perusahaan dapat melihat aspek mana yang bisa ditingkatkan dari penggunaan CRM saat ini.

Apa Keuntungan yang Bisa Didapatkan oleh Perusahaan Ketika Menggunakan CRM?

Setelah melihat alasan perusahaan perlu memakai CRM, Anda juga perlu mengetahui keuntungan dari penggunaan CRM untuk perusahaan. Keuntungan ini akan berdampak pada perkembangan bisnis, efisiensi kerja karyawan, hingga pencapaian tujuan bisnis. Berikut adalah beberapa manfaat dari penggunaan CRM:

Membuat Campaign yang Lebih Efektif

Salah satu keuntungan penggunaan CRM adalah memudahkan pembuatan campaign yang lebih efektif. Hal ini disebabkan oleh penyimpanan data pelanggan berisi informasi seperti wilayah, pekerjaan, aktivitas terakhir, pembelian terakhir, aktivitas media sosial, hingga preferensi pribadi. Dari data tersebut, Anda dapat memahami kebutuhan dan masalah pelanggan Anda, sehingga campaign marketing dapat ditujukan ke target yang tepat. 

Menghemat Biaya dan Waktu

Baik biaya dan waktu merupakan aspek penting dalam operasional bisnis. Efisiensi kedua aspek ini akan membantu meningkatkan produktivitas kerja serta profit perusahaan. Sistem CRM dapat menghemat waktu Anda dengan mengotomatisasi alur kerja, seperti data entry dari lead yang masuk, pengiriman email selamat datang, atau chatbot untuk pelayanan pelanggan.  

Sistem CRM juga dapat menghemat biaya operasional Anda dengan tidak menggunakan kertas dalam mengelola data pelanggan, melainkan dengan pengelolaan secara online. Pengadaan portal self-service dari sistem CRM, seperti bagian frequently asked questions (FAQ), akan mengurangi biaya untuk mengimplementasi platform layanan pelanggan terpisah, serta menghemat waktu agen customer service agar tidak menjawab pertanyaan yang sering ditanyakan.

Meningkatkan Engagement 

Customer engagement berdampak penting dalam perkembangan bisnis, seperti untuk meningkatkan citra perusahaan terhadap pelanggan, loyalitas, kepuasan pelanggan, hingga akhirnya mendorong pendapatan perusahaan. Sistem CRM memberikan cakupan luas mengenai pelanggan Anda, sehingga Anda dapat membuat strategi yang menjawab kebutuhan pelanggan.

Penggunaan CRM menghubungkan secara langsung antara pelanggan dan perusahaan. Misalnya, Anda dapat menggunakan fitur email di CRM untuk memberitahukan produk baru kepada pelanggan atau promo berdasarkan pembelian terakhir mereka. Dengan demikian, tidak ada pelanggan yang merasa tertinggal dan berpotensi membuat pelanggan loyal kepada bisnis Anda

Mendukung Pertumbuhan Bisnis

Memaksimalkan penggunaan CRM akan berpengaruh pada pertumbuhan bisnis Anda. Informasi pelanggan yang terpusat di satu platform akan membantu perencanaan yang lebih akurat berdasarkan data yang dimiliki. Peningkatan profit sebagai tanda bertumbuhnya bisnis dapat diwujudkan dengan menghemat biaya operasional melalui pemakaian CRM berbasis cloud. Interaksi dan marketing yang dipersonalisasi dapat meningkatkan retensi pelanggan. Pada akhirnya, CRM akan mendorong bisnis Anda menuju perkembangan yang signifikan.

Bagaimana Cara Penggunaan CRM yang Baik di Perusahaan?

CRM menjadi alat penting bagi perusahaan yang ingin meningkatkan penjualan dan profit bisnis. Sayangnya, memiliki CRM saja tidaklah cukup. Anda akan membutuhkan cara menggunakan CRM yang efektif untuk memaksimalkan hasil yang didapatkan. Pemakaian yang taktis akan berdampak pada kelangsungan bisnis Anda dalam jangka waktu yang panjang. 

Sesuaikan Fitur CRM dengan Kebutuhan

Sistem CRM memberikan berbagai fitur yang bermanfaat bagi bisnis Anda. Namun, tidak semua fitur dapat menjawab kebutuhan bisnis Anda, terlebih jika fitur tersebut membutuhkan tambahan biaya untuk upgrade sistem. Sebelum berinvestasi ke CRM, Anda dapat memilih sistem CRM mana yang cocok dengan operasional bisnis Anda. 

Sistem yang tepat adalah sistem yang mendukung kolaborasi antar tim dan produktivitas pekerjaan Anda. Selain itu, sistem CRM Anda juga perlu memberikan pengalaman yang baik kepada user untuk memudahkan pekerjaan mereka. Pastikan sistem Anda dapat menunjang produktivitas perusahaan dalam memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan hingga di masa yang akan datang. 

Integrasi dengan Aplikasi Lain

CRM sebagai sebuah platform terpusat tidak hanya mengumpulkan data pelanggan di satu titik, tetapi juga mengintegrasikan aplikasi lain ke CRM Anda. Integrasi aplikasi ke CRM Anda dapat meningkatkan efisiensi pekerjaan, akurasi data, layanan pelanggan, hingga penjualan. Beberapa aplikasi yang bisa diintegrasikan adalah platform otomasi marketing, aplikasi kolaborasi, sistem customer service, dan sebagainya. 

Cara ini memungkinkan Anda melakukan sinkronisasi data antar sistem secara real-time dan memastikan pemantauan yang selaras dari berbagai pihak yang dapat mengakses data CRM. Tidak hanya itu, Anda dapat menghemat waktu dengan tidak perlu memasukkan data dari aplikasi lain secara manual, yang mana hal ini sering menjadi kendala CRM di perusahaan. 

Bersihkan dan Perbarui Data Secara Berkala

Cara menggunakan CRM yang efektif selanjutnya adalah dengan membersihkan dan memperbarui data secara berkala. Kualitas data menjadi aspek yang tidak boleh dilupakan dalam implementasi CRM. Data pelanggan di dalam sistem haruslah akurat, lengkap, konsisten, dan up-to-date. Beberapa langkah dalam membersihkan data adalah dengan menghapus data lama atau yang terduplikat, menyamakan format data, hingga melengkapi data yang hilang. Penerapan peraturan validasi data dapat dilakukan untuk mencegah entri data yang salah atau tidak konsisten.

Maksimalkan Fitur Data Analytics CRM

Memanfaatkan fitur data analytics CRM penting bagi perusahaan yang ingin selalu bersaing secara kompetitif di industri yang dijalani. Kedua fitur ini dapat membantu Anda dalam mendapatkan insight berharga terkait pelanggan Anda, melacak KPI, hingga memantau perkembangan menuju tujuan bisnis perusahaan. 

Dengan menganalisis pola perilaku serta total engagement pelanggan, Anda bisa mengidentifikasi peluang upselling, cross-selling, hingga merancang campaign yang dipersonalisasi untuk pelanggan Anda. Data analytics juga berperan dalam menyesuaikan strategi bisnis Anda serta melihat aspek mana yang perlu ditingkatkan.

Berikan Pelatihan Kepada User

CRM sebagai sebuah sistem memerlukan campur tangan manusia untuk memaksimalkan manfaatnya. Dalam hal ini, user CRM yang terlatih dapat mengoptimalkan implementasi CRM di perusahaan Anda. Pelatihan user dapat dilakukan oleh penyedia sistem CRM atau internal perusahaan Anda. Cara ini ditujukan agar user dapat memahami fitur CRM secara mendalam serta mengurangi kesalahan selama mengoperasikan CRM. Selain pelatihan, Anda juga bisa mengadakan sesi sharing atau mendorong user untuk mencari referensi tambahan mengenai penggunaan sistem CRM. Langkah ini juga dapat meningkatkan adopsi user yang menggunakan CRM dalam pekerjaan mereka.

Itu dia cara meningkatkan penggunaan CRM Anda menjadi lebih efektif. Memaksimalkan fungsi CRM akan mempengaruhi progres perusahaan Anda dalam meraih tujuan bisnis yang ditargetkan. Setelah mengetahui 5 langkah ini, Anda dapat mendorong efisiensi penggunaan CRM di perusahaan Anda.

PhinCon dapat menjadi solusi terbaik bagi Anda yang ingin mengoptimalkan penggunaan CRM dalam operasional bisnis Anda. PhinCon menjamin proses kerja yang efisien dengan akses data dari mana saja, pemantauan data pelanggan secara lengkap dan menyeluruh, hingga manajemen hubungan pelanggan yang konsisten. Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi halaman CRM Cloud PhinCon atau hubungi marketing@phintraco.com. 

Editor: Cardila Ladini