Bayangkan sebuah rumah sakit memiliki sistem yang berbeda-beda untuk departemen administrasi, laboratorium, dan farmasi. Ketika dokter membutuhkan riwayat medis pasien untuk menentukan resep obat, mereka tidak bisa mengakses data dari laboratorium dan farmasi karena tidak terintegrasi dengan baik. Situasi ini merupakan contoh dari data silo, di mana data terisolasi dan sulit diakses oleh departemen atau tim lain di dalam perusahaan.
Data silo adalah suatu kondisi di mana data terisolasi dan terpisah-pisah dalam berbagai sistem atau departemen tanpa bisa diakses secara bebas. Data yang terisolasi dapat menyulitkan proses akses, integrasi, dan analisis data secara menyeluruh. Kenali lebih lanjut tentang apa itu data silo, dampak buruknya bagi bisnis, dan cara memecahnya.

Apa Itu Data Silo?

Data silo adalah kumpulan data yang dikelola oleh satu departemen dalam perusahaan dan terisolasi dari departemen lainnya, sehingga tidak bisa diakses secara bebas oleh departemen lain. Jenis data ini umumnya disimpan di sistem sendiri dan tidak kompatibel dengan jenis data set lainnya. Contoh data silo adalah ketika departemen marketing mengelola data pelanggan di database terpisah yang tidak bisa diakses oleh tim finance atau sales. 

Fenomena silo data center dapat terjadi karena teknologi yang tidak terintegrasi, faktor budaya perusahaan, hingga struktur perusahaan. Bagi perusahaan yang beroperasi secara data-driven, data silos menimbulkan masalah tersendiri karena dataset yang ada cenderung tidak akurat atau lengkap. Hasilnya, proses pengambilan keputusan bisnis atau proses bisnis lainnya menjadi terhambat dan tidak efisien.

Apa Saja Tanda-Tanda Data Silo?

Mengenali tanda-tanda data silo di dalam sistem perusahaan Anda diperlukan untuk memperbaiki aksesibilitas dan integrasi data. Beberapa tanda tersebut adalah:

• Data yang Tidak Konsisten: Jika beberapa departemen dalam perusahaan Anda melaporkan adanya data yang tidak konsisten satu sama lain, maka hal ini menjadi pertanda adanya data yang terisolasi. Misalnya, tim marketing dan sales memiliki data pelanggan dalam format yang berbeda, sehingga menyulitkan dalam proses pelaporan dan analisis.

• Duplikat Data: Adanya duplikat data yang sama di berbagai sistem adalah tanda adanya data yang terisolasi. Hal ini berisiko membuat data yang tersimpan menjadi tidak akurat.

• Transfer Data Secara Manual: Jika karyawan Anda perlu memindahkan atau menduplikasi data secara manual ke sistem yang berbeda, maka hal ini menunjukkan adanya data yang terisolasi.

• Data yang Tidak Lengkap: Kesulitan dalam menemukan data terkini atau lengkap dapat menjadi tanda adanya data yang terisolasi. Hal ini dapat memicu terjadinya pengambilan keputusan berdasarkan informasi yang kurang memadai.

Mengapa Data Silo Menjadi Masalah Bagi Bisnis?

Fenomena data silo menghadirkan masalah yang cukup serius bagi bisnis, khususnya jika banyak proses bisnis memerlukan kolaborasi dan manajemen data yang terintegrasi. Beberapa alasan mengapa hal ini menjadi masalah bagi bisnis adalah:

Membatasi Akses Data

Data silo identik dengan isolasi data yang membuatnya tidak bisa diakses oleh departemen bisnis lainnya. Hal ini akan menyulitkan departemen lain dalam mendapatkan informasi yang mereka butuhkan. Hasilnya adalah output analisis yang kurang akurat karena data yang tidak lengkap atau tidak diperbarui.

Membuang Waktu dan Biaya

Data silo membuat setiap departemen bisnis memiliki “single source of truth” milik mereka sendiri. Hal ini membuat potensi duplikat data menjadi sangat tinggi. Perusahaan pun perlu mengeluarkan biaya lebih untuk menyimpan semua data tersebut, terlepas dari banyaknya duplikat data yang tersimpan. Selain itu, proses meminta akses ke data yang terisolasi cenderung membuang-buang waktu.

Inkonsistensi dan Kualitas Data yang Buruk

Adanya data terisolasi di dalam sistem berpotensi memunculkan inkonsistensi pada dataset yang berbeda. Misalnya, beberapa departemen bisnis dapat mengelola berbagai versi dari data informasi pelanggan yang sama, sehingga data yang dimiliki menjadi tidak sesuai. Hal ini akan berdampak pada pengambilan bisnis yang kurang baik karena didasarkan pada informasi yang tidak lengkap atau tidak akurat.

Risiko Kepatuhan dan Keamanan Data

Perusahaan dengan data terisolasi akan kesulitan dalam menerapkan kebijakan privasi dan keamanan data yang konsisten di seluruh departemen bisnis. Data governance yang kurang memadai pada data silo yang ada dapat memicu masalah kepatuhan pada standar yang berlaku. Data perusahaan pun menjadi rentan terhadap risiko pencurian data, khususnya data-data sensitif dan rahasia.

Bagaimana Cara Mengatasi Data Silo?

Memecah data silo merupakan langkah penting bagi perusahaan yang ingin meningkatkan kualitas manajemen data menjadi lebih terintegrasi dan mudah diakses. Beberapa langkah yang bisa Anda lakukan untuk memecah data silo adalah:

Lakukan Audit Data

Langkah pertama dalam memecah data silo adalah melakukan audit terhadap seluruh sumber data yang ada di dalam perusahaan. Audit data bertujuan untuk mendapatkan gambaran jelas tentang di mana saja data disimpan, bagaimana data diproses, serta siapa yang dapat mengakses data tersebut. Audit data juga berfungsi untuk mengevaluasi alur informasi dan sistem untuk mengetahui lokasi data-data yang terisolasi.

Terapkan Data Governance yang Efektif

Salah satu langkah penting dalam memecah data silo adalah dengan menerapkan data governance yang efektif. Hal ini mencakup penetapan kebijakan yang jelas terkait manajemen data, termasuk panduan terkait kualitas data, keamanan data, akses data, hingga pembagian data. Data governance yang kuat dapat mengurangi data silo secara signifikan dengan mempromosikan kebijakan dan standar pengelolaan data yang terpadu.

Manfaatkan Teknologi untuk Integrasi Data

Mengintegrasi data dengan sistem lainnya adalah salah satu metode langsung untuk memecah data silo. Salah satu metode integrasi data yang banyak digunakan adalah metode Extract, Transform, Load (ETL), di mana data diambil dari berbagai sumber dan diubah menjadi format tertentu untuk dimuat di sistem penyimpanan terpusat. Anda dapat mempertimbangkan pemakaian platform berbasis cloud untuk memfasilitasi akses data secara real-time dan analisis data yang terintegrasi.

Buat Single Source of Truth

Membuat “single source of truth” artinya menerapkan sistem penyimpanan data terpusat untuk menyimpan semua data perusahaan Anda. Sistem penyimpanan ini dapat berupa data warehouse atau data lake. Sistem seperti customer relationship management (CRM) atau master data management (MDM) dapat dimanfaatkan untuk mengelola data tertentu, seperti data pelanggan atau master data perusahaan secara terpusat.

Kembangkan Budaya Berbagi Data

Upaya memecah data silo tidak hanya dilakukan dari segi teknologi, tetapi juga dari segi budaya dan lingkungan kerja. Anda dapat membangun channel atau platform yang memungkinkan berbagai departemen bisnis untuk saling berkomunikasi dan berkolaborasi. Perusahaan perlu menyampaikan pentingnya integrasi data untuk mendukung operasional bisnis yang lebih efektif.

Jadikan Data Anda Lebih Terhubung dan Mudah Diakses dengan Platform Data Management PhinCon

Pengelolaan data yang efektif diperlukan perusahaan untuk mencegah adanya data silo yang tersembunyi dan mengoptimalkan value dari setiap data yang dimiliki. Maka dari itu, PhinCon hadir dengan solusi platform data management terpadu untuk menjawab kebutuhan perusahaan terkait pengelolaan data yang menyeluruh.

PhinCon menyediakan teknologi manajemen data terkini untuk memudahkan integrasi data yang tersebar di berbagai sumber data menjadi satu akses tunggal. Kami memastikan integrasi data yang efektif dari berbagai platform, mulai dari platform on-premises, multicloud, maupun containerized. Platform kami didukung oleh teknologi data virtualization, sehingga mampu mengintegrasi data secara real-time serta menyajikan data dalam format yang mudah dipahami pengguna. Platform manajemen data dari PhinCon tidak hanya bermanfaat untuk pengelolaan data yang optimal, tetapi juga mendukung proses bisnis dan pengambilan keputusan bisnis yang tepat berdasarkan data akurat.

Untuk informasi lebih lanjut seputar platform data management, hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com. 

Editor: Irnadia Fardila