Data merupakan salah satu aset terpenting yang dimiliki perusahaan. Data-data tersebut menyimpan semua informasi tentang perusahaan serta bagaimana operasional bisnisnya berjalan, mulai dari data pelanggan, besar keuntungan, kondisi finansial perusahaan, dan sebagainya. Data yang akurat, lengkap, dan konsisten dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan. Dari banyaknya jenis data yang ada, master data hadir sebagai data bisnis inti yang dipakai untuk menjalankan berbagai proses bisnis.

Kenali lebih lanjut tentang apa itu master data, pentingnya untuk bisnis, serta cara mengelolanya dengan efektif.

Apa yang Dimaksud dengan Master Data?

Master data adalah informasi bisnis inti yang menjelaskan entitas fundamental dari suatu bisnis. Entitas dapat berupa pelanggan, produk, lokasi, struktur finansial, supplier, dan sebagainya. Jenis data ini cenderung stabil dan tidak akan berubah kecuali terdapat perubahan yang signifikan. Metode pengelolaannya dikenal sebagai master data management (MDM), yaitu pendekatan komprehensif untuk memastikan akurasi dan konsistensi master data dari seluruh bagian perusahaan. MDM berfokus untuk menyimpan satu master record untuk tiap entitas, yang mana hal tersebut berperan sebagai single source of truth yang bisa diakses dan digunakan oleh semua departemen untuk berbagai kebutuhan bisnis.

Apa Saja Jenis-Jenis Master Data?

Master data terbagi menjadi beberapa jenis yang sering disebut sebagai data domain. Adapun beberapa contoh jenisnya adalah:

• Pelanggan: Data master pelanggan berisi semua informasi yang berhubungan dengan individu yang berinteraksi dengan bisnis. Jadi, data ini tidak hanya berfokus pada pelanggan yang membeli produk, tetapi juga individu lain seperti karyawan, mitra bisnis, dan supplier.

• Produk: Data master produk melacak atribut yang berkaitan dengan penyediaan produk dan layanan yang dijual perusahaan. Hal ini mencakup detail seperti deskripsi produk, spesifikasi, harga, dan level inventori. 

• Lokasi: Jenis data master ini berfokus dalam menyimpan informasi lokasi fisik yang berkaitan dengan operasional bisnis. Data lokasi ini dapat berupa kantor cabang, gudang, atau toko. Data master lokasi meliputi atribut seperti alamat, jenis fasilitas, hingga koordinat geografis.

• Supplier/Vendor: Data master supplier atau vendor mencakup informasi seputar supplier dan vendor yang bekerja sama dengan perusahaan. Hal ini meliputi detail kontrak hingga riwayat performa.

Master Data vs Reference Data vs Metadata: Apa Bedanya?

Baik master data, reference data, dan metadata adalah komponen penting dalam hal pengelolaan informasi. Namun, terdapat beberapa aspek yang membedakan ketiga komponen ini.

Master Data

Master data merujuk pada informasi inti berisi entitas dasar bisnis yang diperlukan untuk menjalankan operasional bisnis. Tanpa data-data ini, perusahan akan kesulitan mengoperasikan bisnisnya dengan baik. Data yang tersimpan relatif stabil seiring berjalannya waktu. Artinya, data tidak akan berubah kecuali terdapat pembaruan atau transformasi bisnis yang signifikan. 

Reference Data

Reference data adalah serangkaian value tetap yang digunakan untuk membantu proses klasifikasi data. Proses ini diperlukan untuk menjaga keseragaman dan akurasi data di seluruh sistem atau aplikasi perusahaan. Reference data bertujuan untuk menetapkan definisi dan hubungan yang umum antar elemen data yang ada. Contoh reference data adalah kode negara, unit pengukuran, klasifikasi produk, hingga struktur kalendar. 

Metadata

Metadata adalah data berisi informasi tentang data lainnya. Hal ini dapat mencakup detail seperti nama pemilik dokumen, tanggal pembuatan, ukuran dokumen, dan format dokumen. Metadata membantu proses identifikasi dan pengelolaan data lain. Dengan metadata, pengguna dapat mencari dan memakai data tersebut dengan optimal.

Mengapa Master Data Penting untuk Bisnis?

Data master berperan penting untuk mendukung kelancaran operasional bisnis sehari-hari. Salah satu alasan mengapa jenis data ini penting adalah perannya dalam menjaga konsistensi dan akurasi data. Hal ini tidak hanya menghindari risiko kesalahan maupun duplikasi data, tetapi juga mendukung proses pengambilan keputusan bisnis. 

Data master yang dikelola dengan baik dapat mempermudah proses analisis tren bisnis, identifikasi perubahan pada pasar, hingga insight berharga seputar perilaku pelanggan. Perusahaan dapat merespon lebih baik dalam menghadapi dinamika pasar yang kian berubah.

Hal yang tidak kalah penting adalah peran data master untuk meningkatkan efisiensi bisnis. Informasi yang dikelola melalui pendekatan master data management (MDM) menghadirkan tampilan informasi yang menyeluruh dari seluruh bagian perusahaan. Melalui informasi yang terpusat dan terorganisir, proses pengumpulan dan pemrosesan informasi menjadi semakin mudah. Hal ini tidak hanya mengurangi waktu dan biaya untuk mengelola data, tetapi juga meminimalisir risiko kesalahan yang terjadi akibat inkonsistensi data.

Bagaimana Cara Mengelola Master Data dengan Efektif?

Master data management (MDM) yang efektif diperlukan untuk memaksimalkan value dari data yang dimiliki. Operasional bisnis yang memakai data tersebut pun dapat berjalan secara optimal. Berikut adalah beberapa cara untuk mengelolanya dengan efektif:

Evaluasi Kondisi Terkini

Langkah pertama dalam mengelola MDM dengan efektif adalah mengevaluasi proses dan sistem manajemen data yang sudah ada. Hal ini berfungsi untuk mengidentifikasi kelebihan dan kekurangan yang dimiliki sistem tersebut. Temukan apakah ada hambatan seperti inkonsistensi data, duplikasi data, hingga kurangnya data governance yang menyulitkan proses manajemen efektif.

Tetapkan Tujuan

Selanjutnya, tetapkan tujuan yang ingin dicapai melalui pengelolaan data master. Contoh tujuan tersebut adalah meningkatkan kualitas data atau mempermudah proses pengambilan keputusan. Prioritaskan data penting seperti data pelanggan atau produk yang sejalan dengan tujuan bisnis. Metrik seperti key performance indicator (KPI) bisa dipakai untuk mengukur keberhasilan pengelolaan MDM.

Susun Kerangka Kerja untuk Tata Kelola Data

Kerangka kerja yang kuat untuk tata kelola data diperlukan untuk menjamin keberhasilan dan keberlanjutan strategi MDM. Hal ini meliputi penyusunan peran dan tanggung jawab yang jelas, menentukan kebijakan dan prosedur data governance, hingga mendapatkan dukungan dari jajaran petinggi perusahaan. 

Pilih Solusi Teknologi yang Tepat

Solusi teknologi yang tepat akan mendukung implementasi MDM yang efektif. Dalam hal ini, Anda dapat mengevaluasi perusahaan penyedia solusi MDM yang ada serta memilih solusi yang sejalan dengan kebutuhan dan tujuan bisnis. Penting juga untuk mempertimbangkan skalabilitas, fleksibilitas, dan kemudahan proses integrasi data.

Terapkan Solusi MDM

Selanjutnya adalah menerapkan solusi MDM ke data master yang ada. Proses implementasi dapat dipecah dalam beberapa fase, di mana data domain paling krusial dapat diutamakan terlebih dahulu. Pindahkan data tersebut ke sistem baru sambil memastikan integritas dan konsistensi data. Pastikan semua karyawan mendapatkan pelatihan terkait MDM.

Optimalkan Efisiensi Proses Bisnis dengan Platform Manajemen Data Terpusat dari PhinCon

Guna meningkatkan daya saing perusahaan, strategi mengoptimalkan efisiensi proses bisnis diperlukan untuk mewujudkan hal tersebut. Salah satu caranya adalah mengelola data-data secara efektif untuk mendukung efisiensi proses bisnis. Untuk menjawab kebutuhan ini, PhinCon menghadirkan platform data management sebagai solusi inovatif untuk pengelolaan data modern.

Platform data management terpusat dari PhinCon memanfaatkan teknologi data virtualization, sehingga data tidak perlu dipindahkan secara fisik untuk proses bisnis apapun. Platform ini memungkinkan akses terpusat ke data-data yang tersebar di berbagai sistem secara real-time, baik on-premises maupun cloud, tanpa memerlukan replikasi data. 

Anda juga akan merasakan berbagai fitur pengelolaan data yang canggih, mulai dari katalog data dinamis untuk pencarian secara semantik, data governance untuk seluruh bagian perusahaan, percepatan query yang ditenagai oleh AI, persiapan data yang sederhana, hingga manajemen data otomatis. Kami memastikan data yang Anda butuhkan dapat disajikan dalam format yang mudah dipahami, sehingga memudahkan proses pengambilan keputusan.

Beberapa fitur unggulan data management platform kami mencakup:

• Pendekatan logis terhadap integrasi dan manajemen data untuk menghindari silo data
• Data virtualization memastikan data tetap berada di lokasi sumbernya
• Hanya satu sumber yang dilihat saat membuat tampilan data, sehingga lebih mudah digunakan
• Fitur self-service yang memudahkan akses data untuk semua pihak tanpa perlu bergantung pada tim IT
• Sumber tunggal untuk data governance

Jadi, tunggu apalagi? Rasakan kemudahan pengelolaan data berharga Anda dengan platform data management dari PhinCon! Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com. 

Editor: Irnadia Fardila