Sebuah tim tentunya terdapat banyak anggota yang memiliki jobdesk serta keterampilan yang berbeda-beda. Sehingga tidak mudah bagi manajer untuk mengelola anggota tim agar terus produktif.  Mengatasi hal ini, aplikasi performance management atau manajemen kinerja hadir untuk meningkatkan produktivitas setiap karyawan dalam tim. Dengan menerapkan sistem yang efektif untuk mengatur kinerja individu dan tim, agar perusahaan dapat mencapai berbagai manfaat yang berkontribusi pada peningkatan produktivitas. 

 Simak artikel di bawah ini untuk informasi lebih lanjut tentang  performance management! 

Apa itu Performance Management?

Performance management adalah alat manajemen perusahaan yang membantu manajer dalam memantau dan mengevaluasi pekerjaan karyawan. Alat ini diperlukan untuk menciptakan lingkungan di mana karyawan dapat melakukan yang terbaik dan menghasilkan pekerjaan yang berkualitas secara efisien dan efektif. Software employee performance management dirancang untuk meningkatkan kinerja perusahaan dengan memacu produktivitas karyawan, yang berfungsi untuk memastikan karyawan dan tim terlibat serta sejalan dengan tujuan perusahaan. Hal ini menggantikan proses peninjauan kinerja tahunan dengan pelacakan kinerja real-time, penetapan tujuan, dan feedback.

Mengapa Manajemen Kinerja Diperlukan Dalam Sebuah Perusahaan?

Bagi para manajer, software untuk performance management mengakhiri proses evaluasi tahunan akhir. Namun, alat manajemen kinerja organisasi ini memerlukan penggunaan terus-menerus untuk hasil terbaik, dan mendorong komunikasi rutin antara karyawan dan manajer. Berikut adalah beberapa alasan mengapa performance management diperlukan: 

Menjaga Semua Karyawan Berada di Jalurnya

Alat manajemen kinerja yang baik terdiri dari berbagai mekanisme yang memungkinkan pimpinan dan manajer untuk terus memantau kinerja tim dan memberikan feedback yang berkelanjutan. Manajer secara teratur memeriksa karyawan, mengidentifikasi masalah yang muncul, dan menjaga agar semua karyawan berada pada jalurnya masing masing. Manfaat performance management membantu menetapkan tujuan dan mencatat proses secara instan, dan dapat digabungkan dengan alat lain seperti time tracking atau instant massagers. 

Reward dan Penyesuaian yang Adil

Pada dasarnya, performance management adalah tentang kombinasi tujuan dan metrik. Perusahaan memiliki tujuan yang ingin dicapai, dan tujuan ini harus mengalir ke tim dan individu. Jadi, saat ada karyawan yang memenuhi atau melampaui tujuan mereka serta berkontribusi pada kesuksesan perusahaan secara keseluruhan, mereka perlu diberi penghargaan. Banyak perusahaan yang mengadopsi model pay-for-performance yang menggunakan gaji, bonus, dan insentif lain untuk mendorong kinerja karyawan. 

Mendorong Ide yang Berkembang

Manfaat performance management yang efektif membantu perusahaan untuk memahami bakatnya dan apa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahaan. Jadi, saat kinerja tim terhambat karena kekurangan orang dengan keahlian khusus, tim recruitment dapat merekrut orang yang sesuai dengan keahlian yang diinginkan. Tim HR dapat memainkan peran proaktif dalam performance management perusahaan dengan menyiapkan rencana pengembangan profesional untuk membantu karyawan meningkatkan keterampilan. 

Apa Saja Tahapan Siklus Manajemen Kinerja?

Siklus manajemen kinerja adalah proses peningkatan berkelanjutan untuk merencanakan, memeriksa, dan mengukur kinerja karyawan. Siklus ini bekerja dengan cara yang memenuhi tujuan keseluruhan manajemen kinerja SDM, yaitu menyelaraskan keberhasilan karyawan dengan keberhasilan organisasi. Berikut adalah 5 tahapan siklus manajemen kinerja karyawan: 

Perencanaan 

Dalam perusahaan yang efektif, pekerjaan harus direncanakan sebelumnya. Perencanaan berarti menetapkan ekspektasi kinerja dan target bagi tim dan individu untuk menyalurkan upaya mereka guna mencapai tujuan perusahaan. Melibatkan karyawan dalam proses perencanaan membantu mereka memahami tujuan perusahaan, apa yang perlu dilakukan, mengapa perlu dilakukan, dan tingkat upaya atau tanggung jawab yang diperlukan. 

Pemantauan 

Pemantauan secara efektif memerlukan pengukuran kinerja secara konsisten dan memberikan umpan balik secara terus menerus kepada individu dan kelompok kerja tentang kemajuan mereka dalam mencapai tujuan. Aturan wajib untuk pemantauan kinerja termasuk mengadakan evaluasi dengan karyawan dan membandingkan kinerja mereka dengan aspek serta standar mereka. Pemantauan berkelanjutan memungkinkan Anda untuk melihat seberapa baik staf dalam mencapai tujuan dan membuat penyesuaian terhadap ekspektasi yang tidak realistis atau bermasalah. 

Pengembangan 

Kebutuhan karyawan untuk berkembang perlu dievaluasi dan ditangani. Dalam hal ini, berkembang artinya meningkatkan kapasitas kinerja melalui pelatihan, pemberian tugas untuk memperkenalkan skill baru, memperbaiki proses kerja, dan lainnya. Memberikan kesempatan pelatihan kepada karyawan mendorong kinerja yang baik, memperkuat keterampilan dan kompetensi, serta membantu karyawan mengikuti perubahan yang ada di tempat kerja. 

Peringkat

Organisasi perlu merangkum kinerja karyawan secara berkala, karena dapat membantu untuk melihat dan membandingkan kinerja dari waktu ke waktu atau di antara berbagai karyawan. Perusahaan perlu mengetahui siapa yang berkinerja dengan baik. Dalam konteks persyaratan regulasi penilaian kinerja formal, membuat rating artinya mengevaluasi kinerja karyawan terhadap unsur-unsur dan standar dalam rencana kinerja karyawan dan menetapkan peringkat ringkasan catatan.

Menghargai

Reward digunakan dalam organisasi yang efektif untuk mengakui karyawan atas kinerja mereka dan menghormati kontribusi mereka terhadap tujuan perusahaan, baik secara individu maupun sebagai bagian dari tim. Kinerja yang baik akan diakui tanpa menunggu nominasi atau penghargaan formal. Banyak tindakan yang bisa dilakukan untuk menghargai kinerja yang baik, seperti mengucapkan ‘terima kasih’ tanpa memerlukan otoritas regulasi khusus. 

Bagaimana Cara Menerapkan Manajemen Kinerja?

Performance management tools perlu dirancang dengan mempertimbangkan kebutuhan unik setiap perusahaan. Sistem juga harus selaras dan mendukung misi, visi, serta nilai-nilai organisasi. Tidak hanya itu, sistem juga perlu menyediakan proses yang berguna dan mudah digunakan untuk mengumpulkan, berbagi, dan mendokumentasikan feedback. Beberapa cara yang bisa dilakukan untuk menerapkan manajemen kinerja adalah: 

Menetapkan Garis Waktu 

Seberapa sering perusahaan harus melakukan penilaian formal akan bergantung pada tujuan strategis, model bisnis, siklus penjualan, dan kriteria lain yang sesuai dengan perusahaan. Hal ini dikarenakan proses manajemen kinerja harus seunik perusahaan. Sementara itu, penilaian informal dilakukan setiap tahun, dan banyak orang percaya bahwa hal ini termasuk jarang. 

Menentukan Pihak yang Mengevaluasi Kinerja 

Perusahaan perlu menentukan pihak yang akan melakukan tinjauan kerja dan mengevaluasi kinerja karyawan. Meskipun manajer bisa menjadi jawaban atas pertanyaan ini, sebenarnya orang lain bisa menjadi pihak yang lebih mengetahui kinerja karyawan, baik rekan kerja, mentor, bahkan pelanggan. Inilah mengapa review 360 derajat menjadi umum di banyak perusahaan, karena merupakan proses yang melibatkan pengumpulan umpan balik dari banyak orang yang dapat memberikan wawasan tentang kinerja karyawan. 

Memilih Pertanyaan Penilaian Kinerja

Mengajukan pertanyaan yang tepat sebagai bagian dari proses peninjauan kinerja sangat penting untuk memastikan bahwa umpan balik akan relevan dengan tujuan perusahaan maupun individu. Hal ini bisa dimulai dengan fokus pada tujuan untuk review, setelah cukup jelas, Anda bisa membuat bingkai pertanyaan sehingga cukup jelas dan tidak bisa. Maksud dari setiap pertanyaan harus selaras dengan tujuan dari strategi manajemen kinerja. 

Menetapkan Tujuan Manajemen Kinerja

Perusahaan perlu menentukan tujuan serta pendekatan untuk melakukan manajemen kinerja. Dalam praktiknya, review kinerja seringkali lebih fokus pada masa lalu padahal ulasan ini harus lebih melihat ke masa depan. Manajer harus bekerja dengan karyawan untuk mengembangkan tujuan performance management yang selaras dengan tujuan organisasi, dan mencerminkan keinginan pribadi maupun profesional karyawan itu sendiri. 

Apa Itu Performance Management System?

Performance management system adalah pendekatan yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola dan meningkatkan kinerja individu, tim, dan organisasi secara keseluruhan. Pengertian performance management system mengacu pada sistem yang melacak kinerja karyawan dengan cara yang konsisten dan terukur. Tidak hanya itu, sistem manajemen kinerja bergantung pada kombinasi teknologi dan metodologi untuk memastikan orang-orang di seluruh perusahaan selaras dan berkontribusi pada tujuan strategis bisnis. 

Perangkat Lunak Apa yang Bisa Anda Percaya untuk Performance Management yang Efektif?

Perlu diingat bahwa setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang unik, untuk itu, software yang digunakan untuk performance management yang efektif dapat bervariasi. Sebelum mengimplementasikan perangkat lunak untuk performance management, penting untuk melakukan penelitian yang cermat, mempertimbangkan kebutuhan perusahaan, serta menguji demo. Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang IT consultant and services, PhinCon memiliki solusi performance management yang berfokus pada people experience dari Entomo. 

Multi-goal Setting Frameworks

Anda bisa memilih kerangka kerja yang sesuai dengan perusahaan, mulai dari OKR, KPI, BSC, hingga fit-to-purpose framework. Selain itu, solusi ini menyediakan program sasaran yang dapat disesuaikan dengan budaya maupun kebutuhan tim. Anda dapat menetapkan tujuan yang specific, measureable (terukur), actionable (dapat ditindaklanjuti), realistic, time-bound (terikat waktu) atau sering disingkat SMART untuk bisnis dengan menetapkan target serta tujuan yang harus diperluas sedemikian rupa sehingga hasilnya dapat dilacak secara teratur.

SMART Goal Alignment

Solusi ini membantu anggota tim Anda untuk lebih memahami kontribusi mereka terhadap tim dan tujuan perusahaan. Selain itu, solusi performance management dari Entomo berfokus pada people experience yang akan mengembangkan  rasa kepemilikan kolektif dan kolaborasi dengan tujuan yang dimiliki dan dibagikan perusahaan. 

Live Performance Dashboards

Solusi dari Entomo membantu Anda untuk melihat serta mengukur faktor penentu keberhasilan secara real-time untuk kemajuan perusahaan. Anda bisa menggunakan visualisasi data interaktif untuk menganalisis, melacak, dan melaporkan data kinerja dalam waktu yang nyata. 

 Hubungi marketing@phintraco.com untuk informasi lebih detail terkait solusi performance management.